Sådan får du mere ud af dit regnskab end du betaler

Det er kun folk i min branche som vælger at tage en risiko, smide mange penge efter opstart af en ny virksomhed med det eneste formål for virksomheden at aflægge regnskab. For alle andre vælger de en anden branchekode.

Jeg kender ingen kunder som er kommet til mig fordi det er deres drøm er at aflægge regnskab. Det er som regel en byrde de skal løse bedst muligt, en skat på administration af egen virksomhed, en straf for at være en fri fugl eller i værste fald endnu en regning der skal betales billigst muligt.

Jeg vil forsøge at sætte lys på hvad det også kan være med dette indlæg. Hvis du ikke anser din egen tid som værdifuld, så lad være at læse videre.

Hvad er formålet med din virksomhed?

For alle andre end os bogholdere og revisorer – så er det alle de andre ting de starter virksomhed for. Sig til hvis jeg rammer noget du kan relatere til;

Du ønsker at være selvstændig og have kontrol over din egen skæbne.
Du har en passion for et bestemt produkt, ydelse eller branche og ønsker at hjælpe dine kunder inden for det specielle område. Det er en motivation for dig at omdanne din passion til handling.
Du ønsker økonomisk uafhængighed, at skabe en stabil indkomst og muligvis opbygge økonomisk velstand.
Du ønsker gennen innovation at bidrage til et område kan udvikle sig på nye vilkår. Muligheden for at gøre en reel forskel i markedet, samfundet eller i kundernes liv motiverer mange til at starte deres egen virksomhed.
Ønsket om fleksibilitet og bedre arbejdslivsbalance er en stadig voksende årsag til at starte en virksomhed. At have kontrol over ens egen tidsplan og arbejdsmiljø tiltrækker mange iværksættere.

Disse årsager illustrerer, hvordan forskellige motiver og værdier driver folk til at tage springet ind i iværksætterverdenen. Fra personlig frihed til ambitionen om at gøre en positiv indflydelse – iværksættere har forskellige mål, men deler ofte ønsket om at skabe noget betydningsfuldt.

For at kunne opnå disse ting så er det vigtigt at det som du skal bruge din tid på er det som er vigtigt for dig til at nå de mål med virksomheden som du har. Hvis du går med en knude i maven når du tænker på at rykke dine kunder, så kan du måske ikke være så meget tilstede i hverdagen for dine børn som du ville være hvis ikke du havde den bekymring. Hvis du spekulerer meget over hvor pengene skal komme fra, så kan de være at en rettidig analyse kan låse op for nogle muligheder du ikke havde tænkt på.

Mange gange er løsningen med en ekstern regnskabs partner i virkeligheden ikke det at man ikke selv kan bogføre og afstemme sin bank, men at man godt vil slippe nogle opgaver for at fokusere på ting som giver en mere værdi i livet. Det er “Piece of mind”. Det er et pres mindre på de skuldre som skal bære virksomheden. Det er at man kan holde fri når man har fri og ikke samle op på de sure pligter.

Jeg har kunder som har valgt løn administration hos mig, fordi de har brug for at deres medarbejdere får løn til tiden og deres dagligdag kan være hektisk. Det betyder i praksis at de kan sove trygt i weekenderne og slappe af op til de sidste dage i måneden og koncentrere sig om at lave noget godt for deres kunder.

Byrden fra myndighederne

Myndighederne har pålagt virksomheds ejerne at aflægge regnskab, udfylde forskellige andre papirer og i det hele taget deltage i en administrativ praksis som det kræver tid og kendskab at overholde. Jo højere virksomhedens størrelse bliver, jo flere pligter får man.

Den mindste pligt er faktisk den skattemæssige, men der følger kort efter regnskabspligt, dokumentation, indberetninger og mange andre pligter. Specielt som arbejdsgiver stiger byrden og omfanget af den tid man skal bruge på at overholde disse ting.

Ansvaret for at overholde reglerne får dermed en konkret og målbar omkostning for virksomheden – og manglende overholdelse af ansvaret?

Påtaler om at overholde reglerne
Bøder for manglende overholdelse af reglerne
Lukning af virksomhed
Tab af kapital
Forbud mod at starte ny virksomhed

Der er det ved ansvar, at det man påtager sig kan man ikke overdrage til en anden. Selv om man vælger en ekstern partner til at hjælpe, så vil det stadig være ejer som står med ansvaret for at det er rigtigt. Sørg derfor altid for at få styr på de ting du som ejer skal kontrollere når du får et regnskab.

Mulighed nr. 1: drop pligterne

Den højeste omkostning du kan vælge er at droppe det med at overholde pligterne.

Omkostningen ved det er tab af virksomhedens formue.

Opstartskapitalen tabes og man kan risikere forbud mod at starte nye virksomheder.

Omkostning: mindst 40.000,- + muligt fremtidigt potentiale.

Jeg har haft kunder der valgte den mulighed, men det er ikke en fed løsning og der er som regel andre mennesker som får fingrene i klemme. Man skal kunne leve med sig selv bagefter også.

Mulighed nr. 2: ansæt personale

Du har allerede fået en ny medarbejder til at overholde regnskabspligten. Dig selv! – Tillykke med jobbet!

Du skal nok selv have en løn og som minimum bør du have 20.000 brutto pr. måned så kan du betale de fleste regninger hjemme.

Mange ansatte har også brug for eksempelvis en computer, arbejdsplads og telefon. Før du har kigget dig om, så er der brugt 25.000 på værktøjer og licenser og det er inden første arbejdsdag.

Det kan dog være nødvendigt at ansætte kvalificeret arbejdskraft til at håndtere opgaven og til en markedspris på ca. 200,- pr. time brutto kan være svær at finde til mindre end 8 timer pr uge i starten. Det giver som regel først rigtigt mening når man får mere end 5 medarbejdere at få en intern medarbejder til regnskabsopgaven. Indtil da er der simpelthen for få arbejdstimer til at man kan tiltrække kvalificeret arbejdskraft.

Hvis du kan så får du dog en opgave løst så hyppigt som du ønsker og et månedligt overblik er det bedste du kan få.

De fleste større virksomheder har interne regnskabs afdelinger, fordi det skaber værdi for dem at have det i huset. Man afgiver dermed ikke oplysninger udadtil før det er nødvendigt og det interne overblik over penge strømme bruges til generhvervelse af omsætning, reklame fremstød, investeringer og lignende der kan øge virksomhedens værdi.

Disse virksomheder véd at hvis de får et overblik over pengestrømmene hver uge, så kan de skabe værdi for den ledige pengestrøm på mange gange værdien af pengene.

Mulighed nr. 3: Vælg en ekstern løsning

Eksterne underleverandører kan man finde til markedspris der kan håndtere alt fra små til større mængder arbejde. Altså arbejdsmængder som lønmodtagere ikke er interesseret i at aftage.

Du vil kunne vælge en bogholder til at løse bogholderi opgaven og en anden revisor til at levere regnskabet hvis du vil.

Uanset så vil du skulle påtage dig nogle omkostninger hvor du vælger økonomi system, omfanget af bogholderiet samt værdien af revisoren.

Hvis der skal laves et regnskab med erklæring, så betaler man efter hvor stor en erklæring der skal laves – jo højere sikkerhed, jo mere er omfanget af arbejdet og jo mere koster det dermed.

Et godt råd er når du vælger dine underleverandører – prøv at adskil opgaverne hvis du kan. Du får altid den bedste kvalitet når det er specialister der har med hver opgave for sig at gøre. Der er ingen der kan huske alle regler på alle områder, vi har mange regler for mange områder, ligesom du ikke nødvendigvis får en effektiv bogholder hos en god revisor.

Vær realistisk når du vurderer værdien af denne opgave, for først da vil du kunne se værdien af den samlede opgave.

Økonomi system: fra 0,- til 100.000 kr
1. Vælg hellere for 5 år ad gangen end nyt system hvert år.
2. Det koster penge at skifte system og starte forfra hver gang.
3. Du mister som regel overblik hver gang du skifter.
4. Vælg et system som har driftssikkerhed og gode API integrationer så du kan koble 3. parts værktøjer på senere.
5. De fleste kan klare sig med et system til ca. 5.000 pr år.
Bogholderi: fra 500,- til 100.000 kr
1. Den primære opgave vil være registrering af bilag til de regler som gælder for dét specifikke år afhængig af moms, lønsum eller skatteregler, det er også her at man har brug for at gemme bilag digitalt pr transaktion. Forestil dig at skulle sætte dig ind i alle regler omkring moms og skat før du bogfører det første bilag. Det er realistisk at forvente en pris pr bilag på ca. 15-25 kr. De fleste nye virksomheder kan klare sig med mindre end 1.000 bilag pr. år og jo mere man kan skære ned på bilagsmængden jo billigere er det. Køb årslicenser i stedet for månedslicenser osv.
2. Den sekundære opgave vil være afstemninger i forhold til den hyppighed man har valgt. Det vil være realistisk at forvente et par timer pr periode, pr. konto og opgaven skal laves i intervaller, så der er ikke noget man kan vente med til året slutter. På denne opgave får man at se hvor sjusket eller pligtopfyldende man selv har været, for hvis det afløses af en regn af spørgsmål, så har man ikke gjort sit arbejde godt nok og det kan have mange timers omkostninger forbundet med sig at sløse sig igennem den del.
3. Derefter kan der være tilvalg som gør tingene dyrere, eksempelvis hvis man har ansatte og ønsker løn administrationen overdraget til en specialist som så står for hele opgaven og også tager opkald fra medarbejderne når der er spørgsmål, eller at bogholder står for indberetninger med det ansvar for indberetningen som så følger. Dette er et område som er “piece of mind”. Du får lettet bekymringen om at det bliver lavet rigtigt og til tiden, for en ansat uden løn bliver aldrig en fed oplevelse når det er dit ansvar – og det kan hurtigt koste 100.000 at ansætte en anden med gode kvalifikationer.
4. Der kan vælges om bogholder skal gøre revisor mappen klar – specifikationer som laves specielt til opgaven til revisors arbejde.
5. Måske skal bogholder lave regnskabet uden erklæring, det er ikke alle bogholdere som har det godt med at lave dette stykke arbejde og derfor siger mange nej tak.
6. Personlig kemi og sparring kan også have en betydning. Bogholderen kan blive betalt for at holde øje med om dine priser følger omkostningerne, eller om du ligger for lavt, du kan også få rådgivning til at hæve omsætningen ved at frigive tid internt som kan bruges på strategisk udvikling.
7. Det sidste du bør overveje er i hvilken grad at din tid skal reduceres, for digitale værktøjer kan nemlig reducere din tid på opgaven og dermed øge omsætningen hvis du bruger den på innovation og udvikling.
Revisor: fra 5.000 til 100.000
1. Størrelsen på erklæringen fra den mindste assistance erklæring til den største revision er omfanget af opgaven og sikkerheden for regnskabet samt regnskabsklasse.
2. Større virksomheder har et større ansvar, også til samfundet – det afspejler sig i regnskabet.
3. En god sikkerhed for regnskabet gør at man kan bedre aftaler med underleverandører og kunder. Aftaler som øger ens profit.
4. Kreditvurderings selskaber bruges ofte til at give virksomheder en klassifikation og den klassifikation kan påvirke alt fra betalings vilkår til kredit ramme.

Teorien om tabte muligheder

En bæredygtig virksomhed vil kunne indhente omsætning nok til at kunne dække alle omkostninger.

Selvom man ikke selv kan have en løn på nul kroner og dermed en gratis omgang arbejde når der kommer til stykket, så handler dette kort sagt om at du får sat et tal på din egen værdi og typisk er dette tæt forbundet til din omsætning som primær arbejdskraft til fakturering, det kan dog også være salg af produkter via webshop.

Vi har fastslået at du har ansvaret og den tid du dermed skal bruge på bogholderi er dermed både målbar og direkte anvendelig. Din løn er virksomhedens overskud først, og derfor skal du hurtigst muligt hæve den til et niveau som gør at din forretning bliver levedygtig.

Problemet med at bruge tiden på bogholderi er, at du ikke skaber salg ved den indsats.

For hver time du får frigivet fra bogholderiet så bør din omsætning blive forhøjet langt mere end hvad din egen løn er.

Hvis du bruger 1 dag pr. kvartal på at sende faktura, rykke kunder, registrere omkostninger osv. ved en omsætning på 1 mio, så vil du kunne øge din omsætning med 15-20.000. Hvis du bruger 1 dag pr. måned på det samme, så vil du kunne hente 45.000 pr år mere, og hvis du bruger 1 dag hver 14. dag på at administrere din virksomhed, så vil du kunne omsætte for ca. 100.000 mere pr. år altså øge din omsætning med ca. 10%.

Værdien af opgaven er dermed defineret. Hvad står du til at vinde hvis du får opgaven klaret et andet sted? Det er den værdi du skal finde.

Du kan også medregne den løn du skal give til dig selv, som en del af den værdi. For hvis du eksempelvis har en ansat medarbejder og skal finde en ekstern så vil det være en løn du slipper for.

Andre tabte muligheder kan være hvis der ikke er håndteret pengestrømme eller budgetter fremadrettet, så du ikke har et overblik over hvor meget du kan investere for i egen virksomhed. Det er som regel en fordel at kende sit markedsføringsbudget frem i tid, så man kan garantere fremtidige indtægter. Det kræver overblik over den nuværende og fremtidige pengestrøm.

På den måde vil en godt udført regnskabspraksis for din virksomhed kunne frigive ledige ressourcer i form af personale samt pengebeholdninger og give til innovation og udvikling af virksomhedens finansielle fremtid. Specielt hvis du har en virksomhed eller branche som fungerer med cyklus af ebbe og flod vil det være en fordel, så du kan se nogle måneder frem i tid hvad du har at gøre godt med.

Tidsbesparelser

Når man som ejer sparer tid på regnskabs adminsitration, så frigiver man tid til innovation, udvikling og salg.

At have mulighed for at automatisere processer kan kun komme via digitalisering, men det har også en omkostning. Man kan altid vælge en billig arbejdskraft, men man kan også vælge at styrke sine processer og give sig selv værktøjer som giver et hurtigt overblik i en travl hverdag.

Får du eksempelvis altid et overblik over hvilke kreditorer der mangler betaling når du sender penge afsted? Hvis svaret er at det gør du ikke, hvor meget ville det så være værd hvis du havde et sådant overblik? Du vil vel gerne have viden om hvor meget du kan betale regninger for og hvad der står på banken efter alt er betalt?

Sparet tid, måske et par timer om året kan have en positiv effekt, og også på din bundlinje.

En kunde har i år sparet ca. 100 timer på den tid de skulle bruge på leverandørfaktura via automatisering. Dermed fik de tid at sende til kunderne i stedet og hævede omsætningen med ca 50.000,-

Digitalisering

Vi har i år fået en ny bogføringslov som gør at inden længe så skal alle kunde finde deres bilag i deres økonomisystem.

Der er mange måder at håndtere denne byrde, man kan gøre det meget manuelt og meget automatisk. Jeg har valgt en rute som giver alle fordele, og den måde giver nogle faste priser som kan benyttes til nem skalering.

Jeg har selv siddet med et system hvor vi skulle manuelt scanne og delvist automatisere scanning af bilag. Det var meget tids krævende at opretholde disse krav, men dels var det et ønske fra økonomi direktøren at han kunne gå fra rapportniveau ned til bilagsniveau og dels så benyttede man et system som ikke var bygget til løsningen. Med en bilagsmængde på ca. 7.500 bilag om året var der behov for en fuldtids medarbejder til at håndtere dette samt andre opgaver og for hvert bilag havde man flere godkendere – den der havde bestilt samt lederen for afdelingen.

Løsningen kostede virksomheden et sted mellem 150-250 kr pr. bilag og gjorde at man ikke kunne overholde de mest gængse betalingsbetingelser over for sine underleverandører. I perioder kunne der gå flere uger før begge godkendere fik sat deres digitale aftryk.

Det er almindeligt at man har flere godkendere i større virksomheder for at sikre at der ikke er åbne kasser til fri afbenyttelse. Det er som regel en henstand fra revisor som gør at man påtager sig lidt større risiko spredning når man har virksomheder af en vis størrelse og for at sikre imod misbrug.

Hyppighed er værdiskabende

Jo oftere man kan sikre sig at økonomisk overblik, jo hurtigere kan man nå at handle på det.

Så kort kan det siges.

Det er klart at ikke alle har råd til at få et økonomisk overblik dagligt, men det bør som minimum følge rapporteringsfrister fra myndighederne.

Man kan få et rimeligt pejlemærke hvert kvartal, men til tider kan det være nødvendigt med et månedligt overblik, specielt hvis man har fået flere medarbejdere og skal følge om omsætningen følger med den lønomkostning som følger med.

Det kan være uvurderligt hvis din nye medarbejder ikke har haft producerede timer og du ikke ved af det. Forskellen på en fuld medarbejder og en fuld fakturering kan være kritisk for virksomheden.

Besparelser ved rettidighed

Der kan være lidt at spare ved at sørge for rettidig indberetning af henholdsvis løn og afgifter.

Når skattemyndighederne får en rettidig indberetning af afgifter, løn osv. så udløses en lignende gældspost. Såfremt der ikke indberettes, så udløses i stedet en bøde fra 65,- til 800,-, en foreløbig ansættelse samt renter for hver måned som ikke kan trækkes fra i virksomhedens skattemæssige regnskab.

Samtidig kan manglende betaling udløse overdragelse af gælden til Gældsstyrelsen som har andre værktøjer til inddrivelse af gælden, herunder løn indeholdelse eller udlæg i personlige aktive.

Man kan altså både ende med at hæfte personligt for virksomhedens manglende overholdelse af pligter, og det kan have store personlige konsekvenser for ejer.

Derfor er det altid en fordel at være proaktiv og få indberettet korrekt og til tiden – og hvis der er udfordringer med økonomien, at få en betalings aftale på plads før det påvirker mulighederne for at forhandle omkring ens personlige aktiver.

Rettidig indberetning af regnskabet for et selskab betyder at Erhvervsstyrelsen ikke tvangslukker virksomheden grundet manglende indleveret regnskab. Virksomheden har 5 måneder til at færdiggøre regnskabet, reagerer man ikke på rykkerne i virksomhedens e-boks så går der maks 3 måneder til myndigheden har markeret selskabet til opløsning og banken spærrer adgang til virksomhedens konto for alle andre end kurator. Dermed kan alle virksomhedens midler være tabt, herunder virksomhedens opnåede omsætning for flere måneder, opsparing og investeringer.